Dienstleistungen
Externer Datenschutzbeauftragter
Externer DBS
für Ihr Unternehmen
Unsere Datenschutz-Dienstleistungen für Ihr Unternehmen
Als externer Datenschutzbeauftragter arbeitet wir eng mit Ihren Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zusammen. Der Aufwand hängt dabei stark von der Arbeitsteilung zwischen dem Datenschutzbeauftragten und den Ansprechpartnern im Unternehmen ab.
Näheres können wir in einem kostenlosen persönlichem Gespräch klären.
Wenn Sie uns als externen Datenschutzbeauftragten bestellen, überwacht sie die Erfüllung aller datenschutzrechtlichen Belange in Ihrem Unternehmen. Im engen Austausch mit Ihrer Geschäftsführung werden alle relevanten Prozesse begutachtet und gegebenenfalls optimiert. Der externe Datenschutzbeauftragte ist zudem eine ständige Anlaufstelle für Mitarbeiter und Betroffene. Je nach Bedarf bieteten unsere externen Datenschutzbeauftragten auch weitere Dienstleistungen wie die Unterstützung bei der Risikoanalyse oder der Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung sowie der Abfassung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten. Die detaillierten Aufgaben und Leistungen des externen Datenschutzbeauftragten entnehmen Sie bitte folgender Auflistung:
- Tätigkeitsberichte: 2x Jährlich
- Statusgespräch: 2x Jährlich vor Ort
- Regelmäßiger Datenschutz-Newsletter für Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen:
- Support zu datenschutzrelevanten Anfragen
- Schulung der Mitarbeiter am Hauptsitz des Unternehmens: 2x Jährlich
- Verarbeitungsberzeichnis & Informationspflicht nach Art. 13, 14 DSGVO ( NEU ab Mai 2018)
- Prüfung Datenschutzhinweis und Impressum auf der Webseite (ohne Shop): 1x Jährlich
- Entwurf IT-Nutzungsrichtlinie
- Entwurf Aufbewahrungs- & Löschkonzept
- Entwurf Notfallkonzept bei Datenpanne
- Entwurf Datenschutzkonzept Entwurf Richtlinie
- Berechtigungsvergabe Entwurf Richtlinie
- Auftragsverarbeitung (AVV) Entwurf Richtlinie Betroffenenrechte
- Personalbereich: Diverse Vorlagen, Merkblätter, Checklisten
- Entwurf der Richtlinie zur Risikoanalyse
- Entwurf Leitlinie und Handbuch Datenschutz
- Durchführung interner Audits mit Bericht: 1x Jährlich*
- Datenschutz-Folgenabschätzung (Beratung & Überwachung der Durchführung)*
TC SEC ist Ihre 100% Lösung in Sachen Datenschutz
Was bietet TC SEC GmbH als externer DSB für Ihr Unternehmen und was versteht man darunter?
Viele Entscheider haben schon einmal vom „Datenschutzbeauftragten“ (DSB) gehört. Doch häufig ist ihnen nicht geläufig, welche Funktionen und Aufgaben mit dieser Rolle im betrieblichen Datenschutz einhergehen. Gelegentlich ist sogar unklar, ob die eigene Organisation in der Pflicht steht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Auf dieser Seite geben wir Auskunft darüber, welche Verpflichtungen hinsichtlich einer Ernennung bestehen. Ergänzend wird erläutert, worauf bei der Bestellung des Datenschutzbeauftragten zu achten ist.
- Funktion und Aufgaben des DSB im Unternehmen
- Definition: Bestellung des Datenschutzbeauftragten
- Wann ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich?
- Hinweis auf Bußgelder bei Verstößen
- Was ändert sich durch die DSGVO?
- Wirksamkeit der DSB Bestellung: Auf welche Punkte ist zu achten?
Funktion und Aufgaben des DSB im Unternehmen
Der Datenschutzbeauftragte ist eine Person, die innerhalb einer Organisation für den Datenschutz verantwortlich ist. Er muss u.a. die Einhaltung relevanter Datenschutzvorschriften gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass er sich um den gesamten betrieblichen Datenschutz selbst kümmert. Er ist berechtigt, Aufgaben zu delegieren und zu überwachen. Entscheidend für seine Tätigkeit ist die Übernahme der Verantwortung.
Die Person selbst muss übrigens kein Mitarbeiter des Unternehmens sein. Die Regelungen des BDSG sowie der EU DSGVO räumen Unternehmen bei der Bestellung des Datenschutzbeauftragten gewisse Freiheiten ein. Im betrieblichen Datenschutz besteht die Möglichkeit, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Bei der internen Lösung wird die Rolle des DSB von einem eigenen Mitarbeiter übernommen, während bei der externen Lösung die Unterstützung von einem fachkundigen Dienstleister stammt.
Definition: Bestellung des DSB
Viele Personen können den Begriff „Bestellung“ zunächst nicht zuordnen und stellen deshalb Vermutungen an. Dabei ist der Hintergrund im Datenschutz nach BDSG simpel: Die Bestellung ist ein Begriff aus dem Rechtswesen und kann mit einer Ernennung verglichen werden. Mit der Bestellung geht einher, dass der Datenschutzbeauftragte seine Funktion offiziell ausübt und dadurch zum Träger von Rechten und Pflichten wird.
In Anbetracht dieses Hintergrunds ist es wichtig, die erforderlichen Formalitäten zu berücksichtigen. Nur wenn der Datenschutzbeauftragte korrekt bestellt wird, ist die Organisation hinsichtlich der Bestellung ausreichend abgesichert. Zur Einhaltung der Formalitäten wird eine von der Geschäftsleitung unterzeichnete Bestellungsurkunde aufgesetzt. Aus der Bestellurkunde muss genau hervorgehen, welche Person die Tätigkeit des betrieblichen Datenschutzbeauftragten übernimmt und somit in Zukunft den betrieblichen Datenschutz verantwortet.
Wann ist ein DSB erforderlich?
Einige Entscheider meinen, die Bestellung des Datenschutzbeauftragten würde freiwillig erfolgen. Aber diese Annahme ist falsch. Der Gesetzgeber hat im BDSG definiert, ab wann das Bestellen eines DSB als Pflicht gilt. Ebenso gibt die EU DSGVO vor, wann die Geschäftsleitung der Pflicht unterliegt, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Sollte man sich im Unternehmen mit den Voraussetzungen der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten noch nicht befasst haben, ist eine Überprüfung der Notwendigkeit ratsam.
Es sind folgende drei Bereiche zu überprüfen, um mit Gewissheit sagen zu können, ob eine Bestellung erforderlich ist.
Unternehmensgröße / Anzahl der Mitarbeiter
Ab welcher Unternehmensgröße ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen ist, hängt vom Umgang mit personenbezogenen Daten ab. Im Fokus steht das Ausmaß der Datenverarbeitung Sollten mehr als neun Mitarbeiter regelmäßig mit automatisierter Datenverarbeitung (Erhebung und Nutzung) zu tun haben, besteht die Pflicht. Ebenso besteht eine Verpflichtung, sobald mindestens 20 Personen beschäftigt werden, die regelmäßig mit nicht automatisierter Datenverarbeitung zu tun haben.
Detailgrad der Daten
Sollten personenbezogene Daten verarbeitet werden, die über Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben einer Person informieren, besteht ebenfalls eine Verpflichtung. Nach BDSG besteht diese Pflicht unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
Geschäftsfeld
Sollten personenbezogene Daten geschäftsmäßig übermittelt, erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, besteht ebenfalls unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten eine Verpflichtung.